Algemene voorwaarden

TUSSEN:
INCASSOPRO BV, KBO nr. 1020.574.018, gevestigd te 3550 Heusden-Zolder, Vlinderstraat nr. 12 (verder: "IncassoPro");

EN: de klant die facturen ter invordering aan IncassoPro overmaakt (verder: "de klant").

Wordt overeengekomen wat volgt.

1. Definities van toepassing op deze overeenkomst

Betaalvoorwaarden:

het geheel van voorwaarden die van kracht zijn in de juridische relatie tussen de klant en de debiteur en waarin onder andere bepaald is wanneer betaald moet worden, dat de schuld bij laattijdige betaling met een vergoeding wordt verhoogd, enz.

Debiteur:

de onderneming die een openstaande geldschuld heeft bij de klant en die aangesproken zal worden / waarvan de schuld zal worden ingevorderd.

Schuld:

het bedrag dat de debiteur aan de klant verschuldigd is en dat voorwerp is of zal zijn van de incasso door IncassoPro.

Vergoeding:

de vergoeding die IncassoPro ontvangt conform de bepalingen van deze overeenkomst voor het invorderen van een schuld bij een debiteur.

Kosten:

de kosten die (in het bijzonder in het kader van het eventuele gerechtelijke traject) naast de vergoeding verschuldigd zijn voor de invordering van de schuld, waaronder maar niet uitsluitend de kosten van gerechtsdeurwaarder alsook de advocatenkosten conform de bepalingen van deze overeenkomst en de overeenkomst met de aangestelde advocaat.

Insolvabiliteit:

de structurele onmogelijkheid om te betalen, o.a. maar niet uitsluitend ingevolge faillissement, gerechtelijke reorganisatie en/of gebrek aan (redelijke) uitvoeringsmogelijkheden.

Buitengerechtelijk traject:

het traject dat IncassoPro volgt om een schuld te innen zonder enige rechterlijke tussenkomst.

Gerechtelijk traject:

het traject dat IncassoPro volgt via geselecteerde partners om een schuld te innen, al dan niet via rechterlijke tussenkomst.

Niet-geprotesteerde factuur:

een factuur van de klant die tot invordering werd overgemaakt aan IncassoPro, en dewelke de debiteur niet betwist heeft en dewelke niet redelijk betwist kan worden.

Kennisgeving:

elke mededeling via elektronische weg of per brief door IncassoPro aan de klant.

De hoofdsom:

het bedrag dat wordt vermeld op de factuur, met inbegrip van de eventuele btw die aangerekend wordt aan de klant, exclusief schadevergoeding, intresten enz.

Schadebeding:

het bedrag dat de debiteur verschuldigd is wegens niet of laattijdig betalen van de factuur en dat als zodanig wordt vermeld in de voor de debiteur bindende betaalvoorwaarden van de klant.

Intresten:

de intresten die worden aangerekend aan de debiteur wegens het laattijdig betalen van de factuur.

2. Voorwerp

De klant vertrouwt aan IncassoPro facturen toe met een onderneming als geadresseerde, en dit met het oog op de invordering ervan.

Het gaat in principe om niet-betwiste facturen die de klant naar een onderneming heeft gestuurd, maar dewelke onbetaald zijn gebleven.

3. Uitvoering van de overeenkomst

IncassoPro zal haar diensten verstrekken als onafhankelijke en zelfstandige dienstverlener.

Zij zal de prestaties volledig autonoom en volgens haar eigen inzichten en bevindingen verrichten en dit zonder enige hiërarchische controle vanwege de klant.

IncassoPro bepaalt zelf de organisatie van het werk, de organisatie van de werktijd, de wijze van uitvoering van haar opdrachten en de werkmiddelen die zij daarbij inzet.

Iedere opdracht voor de klant zal door IncassoPro zelf uitgevoerd worden als "uitvoerder". IncassoPro kan een opdracht wel laten uitvoeren door een door haar aangestelde persoon als "uitvoerder" indien dit verantwoord of noodzakelijk zou worden geacht door IncassoPro zelf.

IncassoPro waarborgt in dat geval wel dat deze aangestelde persoon uitsluitend een gespecialiseerde consultant zal zijn, die bijgevolg over de nodige kwalificaties en bekwaamheden beschikt.

4. Verbintenissen van IncassoPro

• Invordering: IncassoPro verbindt er zich toe alle inspanningen te leveren die van haar redelijkerwijze mogen worden verwacht om betaling te bekomen van de in te vorderen facturen van de klant.
• Informatie: IncassoPro zal de klant informeren bij elke belangrijke stap of belangrijke evolutie in de invorderingsprocedure.
• Inning & betaling: IncassoPro verbindt er zich toe geïnde bedragen door te storten aan de klant, op het door de klant meegedeelde rekeningnummer, mits aftrek van de kosten van de invordering conform de bepalingen van deze overeenkomst.

5. Verbintenissen van de klant

• Informatieplicht: de klant zal aan IncassoPro alle informatie en alle stavingsstukken bezorgen die noodzakelijk zijn of kunnen zijn om de facturen in te vorderen, hierbij inbegrepen maar niet uitsluitend: facturen, factuurvoorwaarden, reeds gevoerde communicatie, eventuele offertes, enz.
  De klant dient de juiste gegevens van de debiteur te bezorgen (KBO-nummer, adres van de maatschappelijke zetel, mailadres, …).
  De klant zal IncassoPro in kennis stellen van alle informatie die nodig is of kan zijn om het invorderingstraject in te kunnen schatten.
• Algemene voorwaarden: de klant erkent te beschikken over algemene voorwaarden, waarin minstens een schadebeding werd opgenomen alsook rechtskeuze en bevoegdheidsbeding.
  Indien de klant niet over dergelijke voorwaarden beschikt, zullen de kosten van IncassoPro conform onderhavige overeenkomst doorgerekend worden aan de klant.
  In voorkomend geval wordt de klant de mogelijkheid gegeven om via IncassoPro aan gunstige tarieven algemene voorwaarden op te laten stellen door een gespecialiseerd advocatenkantoor. Dit is niet inbegrepen in de prijs van onderhavige overeenkomst en zal bijgevolg apart gefactureerd worden. In dat geval is de factuur onmiddellijk betaalbaar conform de vervaldatum vermeld op de factuur.
• Aanleveren bijkomende documenten of reactie: indien IncassoPro de klant om bijkomende informatie verzoekt (bijvoorbeeld omdat de debiteur antwoordt met informatie waarover IncassoPro nog niet beschikte) en/of de vordering integraal betwist, zal de klant IncassoPro alle nodige informatie aanreiken.
• De klant mag geen handelingen stellen die de invordering moeilijk maken of zelfs onmogelijk. Zo zal de klant bijvoorbeeld na uit handen geven van de invordering de debiteur niet meer rechtstreeks aanspreken. Ook zal de klant in geen geval rechtstreeks met de debiteur afbetalingsregelingen afspreken, zonder hieromtrent voorafgaande afspraken te maken met IncassoPro.
• Indien de debiteur de klant rechtstreeks aanspreekt, zal de klant IncassoPro onverwijld in kennis stellen van deze communicatie, en de klant ook doorverwijzen naar IncassoPro voor betalingen.
• Indien de debiteur rechtstreeks aan de klant betaalt, zal de klant IncassoPro daarvan onverwijld op de hoogte brengen. Kosten die worden gemaakt omdat IncassoPro niet op de hoogte werd gesteld van een betaling, worden door de klant gedragen.

6. Overeengekomen prijs, kosten & betaling

a. Buitengerechtelijk traject

IncassoPro heeft recht op een vergoeding voor haar prestaties ten belope van alle bedragen die geïnd worden en die de hoofdsom van de in te vorderen factuur overstijgt.

IncassoPro werkt volgens het principe "no cure, no pay". Indien bijgevolg de schuld niet wordt ingevorderd bij de debiteur, doch uitsluitend om redenen buiten de wil van de klant, is er geen vergoeding verschuldigd door de klant aan IncassoPro.

Indien de klant beslist om de invordering te staken zonder dat er redenen zijn om aan te nemen dat de debiteur insolvabel zou zijn, heeft IncassoPro het recht om, naar eigen keuze, al dan niet een vergoeding aan te rekenen, geplafonneerd op maximum de vergoeding waarop zij normaal recht zou hebben.

b. Gerechtelijk traject

Bij niet-betaling door de debiteur binnen de door IncassoPro vooropgestelde termijnen, kan in samenspraak met de klant (al dan niet vooraf afgesproken) een invorderingstraject worden opgestart. Er zijn twee mogelijkheden, dewelke in de loop van een gebeurlijke procedure zouden kunnen veranderen:

i. Niet-geprotesteerde facturen

De klant mandateert IncassoPro om in naam van en voor rekening van de klant een advocaat/gerechtsdeurwaarder aan te stellen naar keuze van IncassoPro, teneinde de gedwongen invordering verder te zetten mits tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder, zulks zonder dat een bijkomende goedkeuring van de klant is vereist.

Dit betekent dat de schuld bij de debiteur zal worden ingevorderd m.b.v. een gerechtsdeurwaarder die via IncassoPro of haar partners wordt aangesteld, en die naast de hoofdsom ook schadebeding en de kosten van de gerechtsdeurwaarder op de debiteur zal verhalen.

Van groot belang daarbij is dat de klant moet beschikken over bindende algemene voorwaarden (zie art. 5.b).

ii. Gerechtelijk traject

Indien het, ondanks niet-geprotesteerde facturen, niet mogelijk is of niet opportuun, om welke reden dan ook, om rechtstreeks via een gerechtsdeurwaarder in te vorderen, zal de debiteur worden gedagvaard voor de bevoegde rechtbank in betaling van de factuur.

IncassoPro zal in dat geval een advocatenkantoor aanstellen, maar de klant zal hier steeds goedkeuring voor moeten geven.

De partijen komen overeen dat de kosten van dagvaarding (kosten gerechtsdeurwaarder) worden voorgeschoten door de klant op eerste verzoek (te recupereren via de debiteur).

Voor wat de advocatenkosten betreft, wordt (ingeval van niet-geprotesteerde facturen of een invordering waarvan de discussie zeer minimaal is) de geïnde rechtsplegingsvergoeding, verhoogd met het toepasselijke btw-tarief, gehanteerd als forfaitaire vergoeding, met een minimum van 250 euro (tenzij anders overeengekomen).

Dit bedrag wordt aan de klant gefactureerd als voorschot en is niet terugvorderbaar. Het wordt nadien verrekend met de geïnde rechtsplegingsvergoeding waartoe de debiteur in voorkomend geval wordt veroordeeld en die dus toekomt aan de klant.

Er ontstaat op dat moment een rechtstreekse cliënt-advocaatrelatie tussen de klant en de advocaat, waarbij evenwel de in deze overeenkomst voorziene vergoeding voor IncassoPro ongewijzigd en van kracht blijft.

De klant zal via het portaal van IncassoPro de status van het dossier kunnen opvolgen.

iii. Bij betwisting van de vordering door de debiteur

Bij betwisting van de vordering kan hoger vermeld traject (i. & ii.) niet gevolgd worden. Indien de debiteur de vordering op een gemotiveerde wijze betwist, wordt hierover gecommuniceerd met de klant, die om bijkomende informatie zal worden gevraagd om wederwoord te kunnen voeren.

Vervolgens kan de klant middels deze overeenkomst een mandaat geven aan IncassoPro om in naam van de klant een advocaat te mandateren teneinde een gerechtelijk invorderingstraject op te starten en het dossier te behandelen.

De klant heeft steeds de mogelijkheid om met de door IncassoPro aangestelde advocaat verder te gaan in onderlinge samenspraak en aan de gangbare tarieven (met partnerkorting), waarover met de advocaat afspraken worden gemaakt.

c. Insolvabiliteit van de debiteur

IncassoPro kan nooit instaan voor de solvabiliteit van de debiteur.

Alle gemaakte kosten in het kader van het invorderingstraject aan derden dienen (indien dit al niet gebeurd is) door de klant te worden vergoed.

d. Compensatie

Compensatie van wederzijds verschuldigde bedragen gebeurt van rechtswege en zonder kennisgeving.

De klant geeft aan IncassoPro en/of de gemandateerde advocaat alleszins het recht om op de haar toekomende bedragen de vergoeding af te houden en het saldo door te storten.

7. Termijn

Deze overeenkomst en de daarin opgenomen voorwaarden wordt afgesloten per opdracht.

Nadat aan IncassoPro een opdracht tot invordering van een schuld werd gegeven, kan deze in principe niet kosteloos worden stopgezet, behoudens wanneer de klant bewijzen heeft dat de debiteur kan worden geacht redelijkerwijze financieel niet bij machte te zijn om over te gaan tot betaling (gerechtelijke reorganisatie, faillissement, beslagen, enz.).

In dat geval zal de klant aan IncassoPro een kennisgeving dienen te doen en de klant zal haar mededeling dienen te motiveren. IncassoPro heeft dan het recht om een controle te doen van de financiële toestand van de debiteur en er kunnen stavingsstukken gevraagd worden waarop de klant zich heeft gebaseerd.

Indien de klant, lopende een invordering, ongemotiveerd de invordering van de schuld wil stopzetten, heeft IncassoPro het recht/de mogelijkheid om de helft van de normaal te innen vergoeding te ontvangen voor geleverde diensten.

Indien IncassoPro aanspraak maakt op deze vergoeding, zal deze onverwijld en binnen één week vanaf verzending van de factuur betaald moeten worden.

8. Ontbinding

a. De partijen kunnen deze overeenkomst éénzijdig opschorten of beëindigen zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst of opzegtermijn, in het geval:

• de andere partij een aanvraag van faillissement heeft ingediend, zich in staat van ontbinding en/of vereffening bevindt of vrijwillig een verzoek tot gerechtelijke reorganisatie heeft ingediend;
• het de andere partij verboden wordt of verboden zal worden om nog verder diensten uit te voeren;
• de andere partij een ernstige inbreuk begaat op enige bepalingen van deze overeenkomst, en/of zich schuldig maakt aan een zware fout, bedrog, opzet, grove nalatigheid of een aanhoudende en/of ernstige nalatigheid of een andere tekortkoming met betrekking tot zijn verplichtingen jegens de andere partij.

Als zware fout wordt in ieder geval beschouwd elke vorm van oneerlijk en onloyaal gedrag bij het uitvoeren van de overeenkomst, die schade zou kunnen veroorzaken aan de belangen, de activiteiten en de reputatie van de andere partij en/of eventuele gelieerde vennootschappen, alsook het bewust verzwijgen van belangrijke informatie die invloed kan hebben op invorderingstrajecten.

b. Bij een gebeurlijke ontbinding lastens de klant, heeft IncassoPro van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op betaling van de normale vergoeding van de klant, als schadevergoeding wegens ontbinding. De partijen komen overeen dat dit een redelijke en voorzienbare schadevergoeding betreft.

9. Betaalvoorwaarden

De factuurvoorwaarden vermeld op de facturen van IncassoPro zijn, voor zover niet strijdig met de voorwaarden vermeld in deze overeenkomst, van toepassing.

Alle schadevergoedingen en intresten die worden aangerekend aan de debiteur, komen principieel aan de klant toe, maar geven IncassoPro het onherroepelijke recht om met het schadebeding en de intresten, alsook met gebeurlijke kosten te compenseren en dienovereenkomstig een factuur over te maken die (in dat geval) als voldaan wordt aangemerkt.

10. Aansprakelijkheid

a. De aansprakelijkheid van IncassoPro bij de uitvoering van haar diensten kan slechts worden ingeroepen in, en is beperkt tot, gevallen van opzet, bedrog of een zware fout.

b. Uitgesloten van aansprakelijkheid zijn buitencontractuele schade – ook voor wat betreft de eventuele uitvoeringsagenten die zouden worden ingeschakeld –, gevolgschade of indirecte schade of verliezen, immateriële schade en/of iedere schade ten gevolge van de uitvoering van de verbintenissen door IncassoPro. Deze uitsluitingen omvatten o.a. (doch niet-limitatief) schade wegens gederfde winst, commerciële verliezen, schade als gevolg van productieverlies, personeelskosten, administratiekosten, aanspraken van derden, reputatieschade enz.

c. Indien de klant de aansprakelijkheid van IncassoPro wenst in te roepen, dient hij per aangetekend schrijven in gebreke te stellen binnen de zeven (7) kalenderdagen vanaf het ogenblik waarop het vermeende schadeverwekkend feit bekend werd aan de klant. De datum van ingebrekestelling is gelijk aan de datum van postafstempeling van het aangetekend schrijven. Bij gebreke aan tijdige ingebrekestelling zoals voormeld, vervalt definitief het recht om IncassoPro voor dat feit aan te spreken in betaling van enige schadevergoeding uit hoofde van het schadeverwekkend feit, zodat geen enkele schadevergoeding, van welke aard dan ook, of vrijwaring opzichtens de klant, verschuldigd zal zijn.

d. Partijen verklaren dat hoger vermelde bedingen die de aansprakelijkheid van IncassoPro beperken evenwichtig zijn in het geheel van de wederzijdse afspraken tussen de partijen en meer in het bijzonder ingecalculeerd zijn in de vergoeding van IncassoPro, zoals deze werd bepaald in onderhavige overeenkomst.

11. Exclusiviteit

De partijen komen overeen dat de klant exclusief samenwerkt met IncassoPro voor de invordering van de ter incasso overgedragen facturen. Dat betekent dat de klant de in te vorderen facturen die aan IncassoPro werden overgemaakt, niet zal overdragen aan andere invorderaars, alsook dat de klant niet zelf rechtstreeks betaling zal eisen van de debiteur.

De klant verbindt er zich toe om IncassoPro er onverwijld van in kennis te stellen indien de debiteur rechtstreeks contact met haar opneemt naar aanleiding van de invordering door IncassoPro of de aangestelde advocaat. Deze bepaling kan aanleiding zijn tot het inroepen van art. 8.a in fine.

12. Verwerking van persoonsgegevens

• Algemeen: elke partij verbindt zich ertoe de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming na te leven, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") en de Belgische wetgeving ter uitvoering daarvan.
• Doeleinden en rechtsgrond: indien en voor zover in het kader van de samenwerking persoonsgegevens worden uitgewisseld, worden deze uitsluitend verwerkt voor doeleinden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, op basis van gerechtvaardigd belang of andere geldige rechtsgronden conform de AVG.
• Rollen van de partijen: tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, handelen de partijen elk als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot hun eigen verwerking van persoonsgegevens.
• Beveiliging en vertrouwelijkheid: elke partij neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
• Subverwerkers en doorgifte: indien een partij een derde inschakelt voor de verwerking van persoonsgegevens (subverwerker), garandeert zij dat deze derde eveneens voldoet aan de vereisten van de AVG. Doorgiftes buiten de Europese Economische Ruimte zijn enkel toegestaan mits passende waarborgen.
• Rechten van betrokkenen: elke partij is verantwoordelijk voor het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens die zij verwerkt.
• Aansprakelijkheid: elke partij is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit de niet-naleving van de gegevensbeschermingsverplichtingen voor zover dit aan haar kan worden toegerekend.

13. Slotbepalingen

a. Deze overeenkomst bevat het integraal akkoord tussen de partijen en vervangt en annuleert alle vroegere mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, offertes, correspondentie of voorstellen betreffende het voorwerp van deze overeenkomst, met inwerkingtreding vanaf heden. Eventuele aanvullingen of wijzigingen aan deze overeenkomst zijn slechts geldig indien deze door de partijen schriftelijk overeengekomen en geldig ondertekend worden.

b. Indien één of meerdere bepalingen van de overeenkomst nietig zouden dienen te worden verklaard of onuitvoerbaar zouden worden omwille van een wetswijziging of een andere reden, zal hierdoor de wettelijkheid, geldigheid en het uitvoerbare en afdwingbare karakter van de overige bepalingen niet worden aangetast. Partijen verbinden er zich toe om, in de mate van wat wettelijk mogelijk is, de nietige of onafdwingbare bepalingen te vervangen door een nieuwe bepaling die overeenstemt met de doelstellingen van partijen en die economisch gezien dezelfde impact heeft.

c. Partijen bevestigen te goeder trouw te hebben gehandeld bij het onderhandelen en opstellen van deze overeenkomst en bevestigen hetzelfde principe te zullen respecteren bij de uitvoering ervan. De rechten en plichten die uit deze overeenkomst voortvloeien mogen noch in hun geheel noch gedeeltelijk overgedragen worden door enige partij, behoudens voorafgaande en schriftelijke toestemming van de andere partij. Het feit dat een partij één of meer rechten die voor haar uit deze overeenkomst voortvloeien niet uitoefent, niet laat gelden of met vertraging uitoefent, kan nooit beschouwd worden als een afzien van die rechten, tenzij anders geformuleerd.

14. Bevoegdheid & toepasselijk recht

Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.

Alle betwistingen die betrekking hebben op de totstandkoming, geldigheid, uitlegging, uitvoering of beëindiging van deze overeenkomst worden, bij ontstentenis van een minnelijke regeling, beslecht door de rechtbanken die bevoegd zijn voor de maatschappelijke zetel van IncassoPro, met name het arrondissement Antwerpen, afdeling Hasselt.