Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verwerkt, is:

IncassoPro BV
KBO nr. 1020.574.018
Vlinderstraat 12, 3550 Heusden-Zolder
E-mail: info@incassopro.be

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons via bovenstaand e-mailadres contacteren.

2. Verwerking bij een incassodossier

Wanneer een klant een dossier bij ons indient ter invordering van een openstaande factuur, verwerken wij persoonsgegevens van zowel de klant (schuldeiser) als van de debiteur.

• Doeleinde: opvolging en invordering van openstaande handelsschulden namens de klant.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst met de klant (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte invordering (art. 6.1.f AVG).
• Betrokkenen: contactpersonen van de klant en contactpersonen van de debiteur. IncassoPro int uitsluitend schulden van ondernemingen (B2B), nooit van particulieren.
• Categorieën gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, ondernemings-/btw-nummer, bankrekeningnummer; voor de debiteur bijkomend de factuurgegevens en het openstaand bedrag.
• Bewaartermijn: dossiergegevens van de debiteur worden 7 jaar na afsluiting van het dossier geanonimiseerd.

3. Verwerking bij het contactformulier

• Doeleinde: uw vraag via het contactformulier op deze website beantwoorden.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om vragen van bezoekers te beantwoorden, of de voorbereiding van een overeenkomst (art. 6.1.b/f AVG).
• Categorieën gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), uw bericht, en het IP-adres waarmee het formulier werd verzonden (voor misbruikbestrijding).
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na uw laatste contact met ons, tenzij uit dat contact een klantrelatie ontstaat — in dat geval gelden de bewaartermijnen van het dossierbeheer hierboven.

4. Geautomatiseerde dossieraanmaak (API)

Klanten kunnen dossiers ook automatisch laten aanmaken vanuit hun eigen facturatiesoftware via onze API. Dit betreft dezelfde gegevens en dezelfde rechtsgrond als bij het gewone dossierbeheer (zie hierboven) — enkel de manier waarop het dossier bij ons terechtkomt, verschilt. Toegang tot de API wordt beveiligd per klant, zodat een klant nooit gegevens van een andere klant kan raadplegen.

5. Met wie delen wij uw gegevens

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Voor de uitvoering van onze dienstverlening werken wij samen met een beperkt aantal zorgvuldig gekozen verwerkers en partners:

• Cloudflare — voor de hosting van deze website, onze database en documentopslag.
• Resend — voor het verzenden van e-mails (bevestigingen, statusupdates, aanmaningen).
• Advocatenkantoor / gerechtsdeurwaarder — uitsluitend wanneer een dossier overgaat naar de gerechtelijke fase, conform de overeenkomst met de klant.

6. Hoe wij uw gegevens beveiligen

• Wachtwoorden en toegangstokens worden nooit in leesbare vorm opgeslagen, enkel gehasht.
• Aanmelden op onze portalen gebeurt via beveiligde, tijdelijke sessies.
• Toegang tot dossiers is beperkt per rol: enkel bevoegde medewerkers, en enkel de klant of debiteur van het betrokken dossier, kunnen de gegevens ervan inzien.
• Documenten zijn nooit publiek toegankelijk en enkel bereikbaar via een geauthenticeerde sessie.
• Elke statuswijziging en elke toegang tot een dossier wordt gelogd.

7. Cookies

Deze website gebruikt geen marketing- of trackingcookies. Wij plaatsen enkel functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website te laten werken:

• Sessiecookies: om u aangemeld te houden in "Mijn dossiers" of het beheerportaal.
• Cloudflare Turnstile: een privacyvriendelijke controle die onze formulieren beschermt tegen geautomatiseerd misbruik (spam/bots), zonder u te volgen voor advertentiedoeleinden.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens het recht op:

• Inzage in de gegevens die wij over u verwerken;
• Verbetering van onjuiste gegevens;
• Verwijdering van uw gegevens, voor zover wij deze niet wettelijk of contractueel moeten bewaren;
• Beperking van de verwerking;
• Bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• Overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf aan ons heeft bezorgd.

U kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via info@incassopro.be. Wij antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand.

Bent u niet tevreden over hoe wij uw gegevens verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of de regelgeving. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt.