Onbetaalde factuur: wat kunt u als Belgisch ondernemer doen?
Nick Van Aerde
Gemiddeld blijft 8% van alle B2B-facturen in België onbetaald of te laat betaald. Voor een groot bedrijf is dat vervelend. Voor een KMO of zelfstandige kan één openstaande factuur al serieuze cashflowproblemen veroorzaken.
Hieronder leest u stap voor stap wat u kunt doen — van de eerste herinnering tot professionele incasso.
Controleer eerst uw eigen dossier
Voordat u actie onderneemt, loont het de moeite om uw eigen administratie even na te kijken. Is de factuur correct opgesteld? Bevat ze uw BTW-nummer, het bedrag, de vervaldatum en een duidelijke omschrijving van de geleverde prestatie? Een factuur met fouten kan een debiteur een geldig excuus geven om betaling uit te stellen.
Controleer ook of de factuur effectief verstuurd is naar het juiste e-mailadres of adres. Het klinkt banaal, maar in de praktijk wordt dit vaker over het hoofd gezien dan u zou denken.
Neem snel contact op — telefonisch
Bel uw klant binnen de week na de vervaldatum. Niet mailen — bellen. Een telefoongesprek dwingt een reactie af en maakt duidelijk dat u de factuur serieus neemt.
Houd de toon zakelijk. Vraag naar de reden van de vertraging, spreek een concrete nieuwe betalingsdatum af en noteer alles: datum, tijdstip, wie u sprak, wat er afgesproken werd.
De meeste laattijdige betalingen zijn te wijten aan vergeetachtigheid of een drukke boekhouding, geen kwade wil. Een telefoontje lost dat in veel gevallen al op.
Stuur een schriftelijke betalingsherinnering
Volgt er geen betaling na het telefoongesprek, dan stuurt u een schriftelijke herinnering. Dit hoeft niet lang te zijn: een korte, zakelijke brief of e-mail met het openstaande bedrag, de vervaldatum en een nieuwe uiterste betaaldatum (doorgaans 7 tot 14 dagen extra).
Vermeld ook de wettelijke intrestvoet die van toepassing is bij verdere vertraging. Voor B2B-facturen bedraagt die in 2025 8,5% per jaar boven de referentierentevoet van de Europese Centrale Bank.
Stuur een formele ingebrekestelling
Betaalt uw klant ook na de herinnering niet? Dan stuurt u een ingebrekestelling — aangetekend, zodat u een bewijs van ontvangst heeft.
In de ingebrekestelling:
- check_circle Vermeldt u het openstaande bedrag plus de reeds opgelopen intresten
- check_circle Geeft u een laatste betaaltermijn (7 tot 14 dagen)
- check_circle Kondigt u aan dat u bij uitblijven van betaling verdere stappen zet
Voor B2B-facturen is de ingebrekestelling vaak een vereiste voordat u de IOS-procedure of een gerechtelijke stap kunt opstarten. Sla deze stap dus niet over.
Schakel een incassobureau in
Heeft u na twee herinneringen en een ingebrekestelling nog steeds geen betaling ontvangen? Dan is het tijd om een professioneel incassobureau in te schakelen.
Een incassobureau neemt het minnelijke invorderingstraject van u over. Dat betekent: aanmaningen, telefonisch contact met de debiteur en, indien nodig, onderhandeling over een betalingsregeling. De meeste erkende incassobureaus werken op basis van no cure, no pay — u betaalt enkel als er effectief geïnd wordt.
Het slaagpercentage bij minnelijke incasso in België ligt rond 70 tot 94%, afhankelijk van het bureau en de leeftijd van het dossier. Hoe ouder de factuur, hoe lastiger de inning. Wacht dus niet te lang.
De gerechtelijke fase
Wil de debiteur werkelijk niet betalen en is er geen betwisting van de schuld, dan kunt u via de IOS-procedure (Invordering van Onbetwiste Schulden) zonder tussenkomst van een rechter een uitvoerbare titel verkrijgen. Dat is de snelste gerechtelijke route voor onbetwiste B2B-facturen.
Wordt de schuld wél betwist, dan moet u via de gewone rechtbank — wat meer tijd en kosten met zich meebrengt. In dat geval is een advocaat aangewezen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag ik wachten voor ik actie onderneem?
Zo kort mogelijk. B2B-facturen verjaren na 10 jaar, maar de kans op succesvolle inning daalt snel naarmate een factuur ouder wordt. Stap na 30 tot 60 dagen vertraging over op professionele hulp.
Kan ik een incassobureau inschakelen voor kleine bedragen?
Ja. De meeste erkende bureaus hanteren geen minimum factuurbedrag, zeker bij no cure no pay. Bespreek dit bij uw eerste contact.
Wat kost een incassobureau?
Bij no cure no pay betaalt u niets als de inning mislukt. Bij succes rekent het bureau een commissie aan, doorgaans tussen 10 en 20% van het geïnde bedrag. De wettelijke intresten en vergoedingen worden vaak op de debiteur verhaald.
Schaadt een incassobureau mijn klantrelatie?
Een professioneel en gecertificeerd bureau werkt via ethische communicatie. Dat is net het verschil met zelf achter een debiteur aan te lopen: het bureau houdt een zakelijke toon aan, wat u beschermt tegen escalatie.
Wat als mijn klant betwist dat hij iets verschuldigd is?
Dan is de IOS-procedure niet meer geschikt. U heeft een advocaat nodig die het geschil voor de rechter brengt. Zorg dat u goede bewijsstukken heeft: getekende offertes, leveringsbewijzen, e-mailcorrespondentie.
Wacht niet te lang
De grootste fout die ondernemers maken bij onbetaalde facturen is wachten — uit hoop dat het vanzelf goed komt, of omdat ze de klantrelatie niet willen verstoren. Maar elke maand dat een factuur openstaat, daalt de kans op inning. En de uren die u spendeert aan herinneringen sturen kosten ook geld, al staat dat niet op een factuur.
Bij no cure, no pay verliest u niets als de inning mislukt. U wint uw tijd terug als ze wel lukt.
Dien vandaag uw dossier in bij IncassoPro
No Cure, No Pay — klaar in minder dan 5 minuten.
Dossier starten →