Wat doet een incassobureau in België, en wat niet?
Nick Van Aerde
Als ondernemer heeft u waarschijnlijk al eens gehoord van een incassobureau. Maar wat doen ze nu precies?
Er bestaan nogal wat misverstanden: over bevoegdheden, over kosten, over het verschil tussen een erkend bureau en een louche invorderaar.
Wat een incassobureau doet
Een incassobureau neemt het invorderingsproces van uw openstaande facturen over. Concreet betekent dat het volgende.
Minnelijke invordering
Dit is de eerste en voornaamste stap. Het bureau neemt contact op met uw debiteur via aanmaningsbrieven en telefonische contacten. De toon is professioneel maar vastberaden. Het doel is betaling of een betalingsregeling, zonder rechtbank erbij.
De meeste dossiers worden in deze fase afgehandeld. Een erkend bureau met ervaring in de Belgische markt haalt in dit stadium slaagpercentages van 70 tot meer dan 90%.
Dossieropvolging
U hoeft zelf niets meer te doen. Het bureau registreert uw dossier, volgt de termijnen op en rapporteert over de voortgang. Dat alleen al bespaart u uren per maand die u anders aan herinneringen sturen kwijt bent.
Doorverwijzing naar de gerechtelijke fase
Lukt minnelijke invordering niet, dan kan een goed bureau de stap zetten naar juridische invordering, via de IOS-procedure voor onbetwiste schulden of via dagvaarding. Sommige bureaus werken hiervoor samen met advocaten of gerechtsdeurwaarders, andere hebben die expertise in huis.
Uitbetaling
Na succesvolle inning stort het bureau het geïnde bedrag op uw rekening. Bij no cure no pay ontvangt u de hoofdsom, en worden de kosten van het bureau op de debiteur verhaald.
Wat een incassobureau niet doet
Dit is minstens even belangrijk om te weten.
Geen loonbeslag zonder vonnis
Een incassobureau kan op eigen initiatief geen beslag leggen op lonen, bankrekeningen of goederen. Dat kan alleen een gerechtsdeurwaarder, en pas nadat er een uitvoerbare titel is: een vonnis of een IOS-titel. Het bureau kan u naar die stap begeleiden, maar voert ze zelf niet uit.
Geen intimidatie of druk
Erkende incassobureaus opereren binnen de Belgische wetgeving. Ze mogen geen druk uitoefenen via misleidende communicatie, valse bedreigingen of onrechtmatige middelen. Wie dat toch doet, riskeert sancties van de FOD Economie.
Geen betwiste schulden minnelijk innen
Als uw klant de factuur betwist (hij zegt dat de prestatie niet geleverd is, of dat er een fout in de factuur staat), dan is minnelijke incasso niet de juiste weg. Dan heeft u een advocaat nodig die het geschil voor de rechter brengt. Een serieus bureau maakt dat onderscheid en zal u eerlijk adviseren.
Erkend of niet: een verschil dat telt
In België is niet iedereen zomaar een "incassobureau". De wet van 20 december 2002 legt regels op voor minnelijke invordering van schulden. Erkende bureaus moeten aan een aantal voorwaarden voldoen: financiële zekerheden, beroepsaansprakelijkheidsverzekering, naleving van de deontologische regels.
Waarom is dat belangrijk? Omdat een niet-erkend bureau uw reputatie kan schaden. Als uw klanten onprofessionele of intimiderende aanmaningen ontvangen, associëren ze dat met u, niet met het bureau. Een gecertificeerd bureau beschermt niet alleen uw portemonnee, maar ook uw zakelijke relaties.
Vraag bij elk bureau altijd naar hun erkenning en referenties.
Hoe werkt no cure, no pay precies?
De meeste serieuze incassobureaus werken op basis van no cure, no pay. Dat wil zeggen: als de inning mislukt, betaalt u niets. Geen dossierkosten, geen administratieve bijdrage.
Lukt de inning wel? Dan rekent het bureau een commissie aan op het geïnde bedrag, doorgaans tussen 10 en 20%, afhankelijk van de ouderdom en het bedrag van de factuur. De wettelijke intresten en de forfaitaire schadevergoeding worden op de debiteur verhaald, niet op u.
Dat maakt professionele incasso een stuk toegankelijker dan veel ondernemers denken. U hoeft niets voor te schieten.
Wanneer schakelt u een incassobureau in?
Een vuistregel die in de praktijk goed werkt: na twee schriftelijke herinneringen zonder resultaat. Dat zijn doorgaans twee tot vier weken na de vervaldatum. Wacht u langer, dan daalt de slaagkans snel.
Sommige ondernemers wachten maanden voor ze actie ondernemen, uit schroom, of omdat ze de klantrelatie niet willen beschadigen. Maar een professioneel bureau werkt zo dat de klant van uw debiteur nauwelijks merkt dat er een derde partij betrokken is. De communicatie blijft zakelijk, niet agressief. Dat is precies de bedoeling.
Veelgestelde vragen
Kan ik een incassobureau inschakelen voor één factuur van 500 euro?
Ja. De meeste bureaus hanteren geen minimumbedrag bij no cure no pay. De kosten voor u zijn nihil als de inning mislukt.
Werkt een incassobureau ook voor facturen aan particulieren (B2C)?
Ja, maar de regels verschillen. B2C-invordering is strenger gereglementeerd: voor consumenten gelden andere aanmaningsvereisten en kostenbeperkingen dan voor B2B-facturen.
Hoe lang duurt het gemiddeld voor een dossier afgerond is?
Bij minnelijke invordering rekent een efficiënt bureau op 14 tot 30 dagen voor een eerste resultaat. Hardnekkige dossiers of gerechtelijke stappen kunnen langer duren.
Moet ik als crediteur iets doen tijdens het traject?
Weinig tot niets. U levert de nodige documenten aan bij de start: de factuur, eventuele aanmaningen die u al stuurde, leveringsbewijzen. De rest neemt het bureau over.
Het verschil tussen een goed en een slecht bureau
Een goed incassobureau is transparant over zijn werkwijze en tarieven, heeft een erkend statuut, communiceert correct met alle partijen en houdt u op de hoogte.
Een slecht bureau maakt vage beloftes, vraagt voorschotten, stuurt een factuur na een paar weken ongeacht het resultaat, of communiceert op een manier die uw klanten afschrikt. U merkt dat verschil snel. Uw debiteuren ook.
Ontdek hoe IncassoPro uw dossier behandelt
No Cure, No Pay. Digitale opvolging via e-mail en uw dashboard.
Hoe het werkt →